De opdracht
Copper8 helpt de Provincie Zuid Holland met de (circulaire) aanbesteding van haar kantoormeubilair. Door aankomende renovaties is er een wens om een nieuwe partner te vinden voor het kantoormeubilair. Door de grote hoeveelheid meubels dat in prima staat verkeert ligt de focus op levensduurverlenging van bestaand meubilair.
Context
De Provincie Zuid Holland tekent in 2017 het Grondstoffenakkoord waarmee zij zich actief committeert aan de transitie naar een Circulaire Economie. Een van de manieren voor overheidsorganisaties om bij te dragen aan de circulaire economie is door de circulaire ambities te verweven met hun inkoopprocessen. Eind 2017 besluit de provincie daarom om een eerste pilot project circulair aan te besteden: het kantoormeubilair.
De vraag
Ondersteun ons met de aanstaande circulaire aanbesteding voor het (kantoor)meubilair, door in nauwe samenwerking met ons deze ‘pilot’ voor circulair inkopen vorm te geven en te begeleiden.
De vereisten
Omdat veel van het bestaande meubilair nog in prima staat verkeert zou het zonde zijn om in te zetten op de aanschaf van nieuw meubilair. Binnen deze aanbesteding ligt de aandacht op het optimaal hergebruik van bestaande meubilair van de provincie zelf, maar ook het inzetten van vrijkomende meubelstromen van buiten de provincie. Deze insteek vergt een verschuiving van denken van marktpartijen: van het verkopen van ‘nieuw’ meubilair naar optimaal waardebehoud van meubels, onderdelen en materialen.
Het proces
Wij zijn begonnen met het vaststellen van de scope van de aanbesteding – wat is de werkelijke behoefte van de Provincie? Gekoppeld hieraan is ook een business case opgesteld om de interne organisatie mee te nemen in de (financiële) consequenties van het inzetten op hergebruik van meubilair. Middels een niet-openbare procedure kwalificeren marktpartijen zichzelf met o.a. een circulaire visie en aantoonbare circulaire bedrijfsvoering. Vervolgens wordt een schouw gehouden om inzicht te krijgen in beschikbaar meubilair, en maken de marktpartijen een aanbieding waarbij zij ook aangeven op welke wijze en in welke mate zij bestaand meubilair kunnen (her)gebruiken.
Het resultaat
Er is een contract getekend voor maximaal 10 jaar, waarbij de provincie en Gispen als leverancier zich verplichten om de levensduur van het bestaande meubilair maximaal te verlengen, waar nodig buiten de provincie te zoeken naar herbruikbaar meubilair, en indien het niet anders kan nieuw meubilair aan te bieden die voldoet aan strenge circulaire eisen.
